Pengertian Pembelian
Pembelian dapat diartikan sebagai urutan kerja atau salah satu proses yang
berkaitan dengan pengadaan barang dagangan. Disini pembelian merupakan
kegiatan utama untuk menjamin kelancaran transaksi penjualan yang terjadi di
koperasi karyawan tersebut. Pembelian yang dilakukan oleh Koperasi Karyawan
R.S Telogorejo Semarang yaitu dengan pembelian secara kredit. Ada tiga cara
pembelian secara kredit di Koperasi Karyawan R.S Telogorejo yaitu Order toko,
Sales dan Konsinyasi .
Fungsi Pembelian .
Menurut Nugroho Widjajanto (2001:352) fungsi pembelian barang
sebenarnya berada di bawah atap fungsi logistik. Yang dimaksud dengan fungsi
logistik adalah fungsi perencanaan dan pengendalian aliran fisik barang yang
mengalir ke segenap bagian organisasi. Aliran fisik barang menyangkut barang
dagangan yang akan dijual kembali pada perusahaan dagang ataupun bahan baku
yang akan diolah menjadi barang jadi seperti pada perusahaan manufaktur.
Fungsi pembelian pada umumnya bertanggungjawab untuk :
a. Menentukan kuantitas barang yang akan dibeli secara tepat.
b. Menentukan waktu penerimaan barang yang tepat.
c. Menentukan rekanan pemasok barang yang tepat.
Kegiatan menentukan kuantitas dan saat penerimaan barang yang tepat
merupakan kegiatan manajemen pengendalian persediaan. Untuk menentukan
kuantitas pembelian dan titik pemesanan kembali yang dilakukan agar tercapai
keseimbangan yang optimal , memerlukan tiga faktor yaitu sebagai berikut:
a. Jumlah barang yang dipesan .
b. Biaya pengelolaan barang.
c. Resiko kelangkaan barang.
Tujuan Pembelian
Tujuan utama proses pembelian menurut Nugroho Widjajanto adalah
menyediakan sumber daya yang diperlukan organisasi perusahaan dengan cara
yang efisien dan efektif. Tujuan tersebut dapat dirinci lebih lanjut menjadi sebagai
berikut :
a) Melaksanakan pembelian dari rekanan yang handal.
b) Membeli barang dengan kualitas yang baik sesuai dengan yang diinginkan.
c) Memperoleh barang dengan harga yang pantas.
d) Hanya membeli barang yang disetujui (authorized) dan sesuai dengan tujuan
perusahaan.
e) Mengelola barang secara sehat sehingga selalu tersedia manakala dibutuhkan
perusahaan.
f) Hanya menerima barang yang sudah dipesan , dan harus menerima semua
barang yang dipesan.
g) Menerapkan pengendalian barang yang disimpan dan diterima secara sehat
untuk menghindari berbagai kemungkinan yang merugikan.
Pengertian Barang Dagangan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, barang dagangan adalah segala
sesuatu yang terwujud yang akan dijual. Dalam hal ini, barang yang dijual pada
Koperasi Karyawan R.S Telogorejo adalah berupa sembako, kebutuhan sehari-hari
para anggota koperasi, barang elektronik, pakaian, dan lain sebagainya. Selain
yang tersebut diatas, usaha yang dijalankan lainnya adalah venching machine yaitu
mesin foto copy.
Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagangan
Menurut Mulyadi, 2001 : 299 sistem akuntansi pembelian digunakan dalam
perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi
pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan impor.
Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan
pembelian impor adalah pembelian dari permasok luar negeri. Dari uraian diatas
dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian barang dagangan adalah
suatu sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan atau badan usaha lainnya
yaitu untuk pengadaan barang dagangan dan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan
konsumen.Adapun sistem akuntansi pembelian barang dagangan pada Koperasi
Karyawan R.S Telogorejo dilakukan dengan tiga cara yaitu order toko, sales dan
konsinyasi.
Unsur-Unsur Yang Berkaitan Dengan Sistem Akuntansi Pembelian Barang
Dagangan.
Fungsi Yang Terkait
1. Fungsi gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab
untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi
persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang
telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2. Fungsi pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada
pemasok yang dipilih.
3. Fungsi penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok
guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh
perusahaan.
4. Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi
pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat utang
bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam
register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen
sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau
menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.
Sedangkan fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk
mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu
persediaan.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian barang
dagangan adalah :
1. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau
fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian barang
dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat
tersebut.
2. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang
yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak
repetitive) yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
telah dipilih.
4. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, mutu
dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian
5. Surat perubahan order pembelian.
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian
yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa
perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi,
penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan
perubahan desain atau bisnis.
6. Bukti kas keluar
Dokume ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah
pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang
sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur
mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice).
Menurut Mulyadi (2001:299-310) catatan akuntansi yang digunakan
dalam sistem akuntansi pembelian barang dagangan adalah :
1. Register bukti kas keluar (Voucher Register)
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher
payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian adalah register bukti kas keluar .
2. Jurnal pembelian
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account
payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian adalah jurnal pembelian .
3. Kartu utang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account
payable procedur, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat
utang kepada pemasok adalah kartu utang.
4. Kartu persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan
untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli .
Menurut Zaki Baridwan (1990 : 169), formulir yang digunakan dalam sistem
akuntansi pembelian barang dagangan sebagai berikut :
1 Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)
Merupakan formulir yang ditulis oleh kepala bagian yang membutuhkan
barang atau gudang atau pembelian buku pembantu persediaan yang isinya
meminta kepada bagian pembelian untuk membeli barang atau jasa seperti
yang tercantum pada formulir tersebut.
2 Permintaan Penawaran Harga
Merupakan formulir yang dibuat oleh bagian pembelian untuk meminta harga
dari penjual
3 Order Pembelian
Yaitu surat pesanan pembelian, dibuat oleh bagian pembelian dan dikirimkan
kepada penjual barang atau jasa tertentu. Tembusan yang dibuat dari formulir
order pembelian barang ini adalah sebagai berikut :
a. Tembusan Pemberitahuan (Advice Copy)
Tembusan ini diberikan pada bagian yang meminta pembelian. Kadangkadang
penjual diberi 2 lembar order pembelian yang satu lembar akan
dikembalikan sebagai pemberitahuan pesanan diterima.
b. Tembusan Penerimaan (Receiving Copy)
Tembusan ini diberikan kepada bagian penerimaan. Dalam Blind
Receiving Procedure, tembusan ini dapat ditiadakan, atau kolom jumlah
pesanan ditutup dengan tinta hitam, dengan maksud agar bagian
penerimaan betul-betul menghitung barang yang diterima.
c. Tembusan Untuk Arsip
Tembusan ini bisa dibuat 2 lembar, yang satu lembar digunakan untuk
mengawasi pesanan yang belum diterima barangnya. Tembusan ini
disebut Unifilled Under Copy dan disimpan urut abjad nama penjual.
Lembar yang kedua diarsipkan urut nomor order pembelian dan
digunakan untuk mengawasi order-order yang dikeluarkan, disebut
Jurnal Register Copy.
d. Tembusan Posting atau Distribusi
Tembusan ini diserahkan pada pemegang buku pembantu yang akan
dicatat dalam kolom”dipesan” dalam kartu persediaan. Tembusan ini
dapat juga digunakan untuk membuat statistik order pembelian.
5. Laporan penerimaan barang (receiving report)
Merupakan formulir yang dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan
barang yang diterima
6. Fomulir Persetujuan faktur.
Merupakan formulir yang diisi oleh bagian pembelian untuk menunjukkan
bahwa harga, perkalian dan penjumlahan dalam faktur sudah betul, dan
barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan. Formulir ini dapat diganti
dengan cap (stempel) yang isinya sama dengan formulir. Cap (stempel) ini
dicapkan pada faktur yang sudah disetujui.
7. Memo Debit/Kredit
Memo debit digunakan oleh bagian pembelian untuk menunjukkan barangbarang
yang dikembalikan pada penjual. Sedangkan memo kredit digunakan
oleh bagian pembelian apabila barang yang dikirim melebihi jumlah pesanan
dan kelebihan itu belum diperhitungkan dalam faktur penjual.
Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem Akuntansi Pembelian.
Menurut Mulyadi (2001: 319) dalam sebuah organisasi, setiap transaksi
keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Tidak ada satupun transaksi
yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh yang memiliki wewenang untuk itu.
Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur
pencatatan tertentu. Dengan demikian karena setiap transaksi terjadi dengan
otorisasi dari yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu,
maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang
dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya.
Berikut ini bagan alir dokumen sistem pembelian kredit menurut Mulyadi
(2001: 319).
Cara Yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi Pembelian Barang
Dagangan Pada Koperasi Karyawan R.S Telogorejo Semarang
Dalam koperasi ini, pembelian barang dagangan dilakukan secara
kredit. Pembelian ini biasanya akan memperoleh syarat / termin pembayaran,
sehingga pemabayaran ini dilakukan setelah jatuh tempo. Dalam hal ini,
pemasok akan mengirim karyawannya untuk menagih dengan membawa
nota/faktur asli sebagi pendukung dalam pencarian uang di kasir.
Secara umum pembelian barang dagangan secara kredit dibagi
menjadi 3 (tiga) jenis yaitu :
1. Order Toko
Dalam hal ini, bagian pembelian menghubungi pemasok/ toko melalui
telepon untuk memesan barang dagangan yang dibutuhkan. Keuntungan
dari cara ini yaitu bagian pembelian tidak perlu untuk repot-repot dating
ke toko tersebut. Dalam hal ini biaya perjalanan ke toko dapat ditekan
sehemat mungkin. Sedangkan kelemahannya, bagian pembelian tidak
dapat memeriksa terlebih dahulu keadaan barang dagangan yang
dipesannya. Kemungkinan yang dapat terjadi yaitu kerusakan, kehilangan,
susut dan juga usangnya barang dagangan tersebut.
2. Sales
Dalam hal ini, sales toko datang sendiri ke koperasi dengan maksud untuk
menawarkan barang dagangannya kepada koperasi. Sales toko
menawarkan barang dagangannya dengan menampilkan brosur-brosur
atau surat penawaran produk yang berisi informasi mengenai harga, citra
dan kualitas barang.
3. Konsinyasi
Pembelian ini dilakukan dengan menerima barang dagangan yang
dititipkan oleh pemasok. Menurut Utoyo Widayat (1993: 66) konsinyasi
adalah pengiriman atau penitipan barang dari pemilik kepada pihak lain
yang bertindak sebagai agen penjualan. Hak milik daripada barang tetap
masih berada pada pemilik.
